Tomps, Solusi Remote Working Lebih Efektif dan Efisien

Posted by Indah Ladya on Juli 20, 2021 in Habit, Lifestyle,

Aplikasi Manajemen Proyek Tomps (indahladya.com)

“Kertas-kertas ini bikin pusing! Kalau begini terus, bisa telat laporan. Bakalan molor nih proyek.”

Sebagai pekerja lapangan yang terlibat dalam sebuah proyek, permasalahan seputar laporan secara manual pastinya menjadi salah satu kendala utamamu bukan?

Perihal tumpukan kertas yang bikin ribet, belum lagi masih harus dipindahin ke spreadsheet. Alhasil jadi kerja dua kali.

Itu kalau pengolahan data di spreadsheet-nya nggak ada masalah. Kalau ternyata penyimpanan di spreadsheet udah mencapai limitnya? Duh, jadi makin bingung lagi kan?

Terlepas dari semua permasalahan itu, sebenarnya siapa sih yang mau kerja ribet? Kalau ada yang mudah, kenapa harus yang sulit kan? Sayangnya, terkadang kita suka melakukan denial nih terhadap permasalahan-permasalahan kecil dalam pekerjaan kita, hingga akhirnya masalah tersebut berkembang jadi suatu permasalahan yang lebih besar lagi.

Contohnya dalam sebuah manajemen proyek konstruksi. Di era serba digital saat ini, beberapa bidang sudah beralih ke sistem digitalisasi yang lebih mempermudah orang-orang yang terlibat dalam bidang tersebut. Sayangnya, bidang konstruksi adalah salah satu bidang yang paling jarang dilakukan secara digital, sehingga beberapa pelaporan masih harus dilakukan secara manual.

Dan apakah hal ini berdampak cukup besar pada proses pelaksanaan proyek tersebut? Lantas, bagaimana bentuk adaptasi manajemen proyek selama pandemi Covid-19 saat ini? Nah, sebelum sampai pada penjelasan tersebut, yuk kita cari tahu dulu, kira-kira apa sih yang dimaksud dengan manajemen proyek ini?

Apa Itu Manajemen Proyek?

Dikutip dari tomps.id, “manajemen proyek adalah usaha pengerjaan suatu proyek yang dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu dengan tujuan tercapainya proyek tersebut secara efisien dan efektif. Usaha pengerjaan yang dimaksud di atas meliputi proses Planning (Perencanaan), Organizing (Pengaturan), dan Controlling (Pengendalian).”

Jadi, singkatnya manajemen proyek ini adalah usaha untuk menyelesaikan sebuah proyek dengan efisien dan efektif. Manajemen proyek ini pun terbagi lagi menjadi beberapa bidang. Contohnya, proyek konstruksi, proyek manufaktur, proyek penelitian, dan proyek padat modal.

Masih ingat dengan proyek pembangunan LRT di Palembang yang pada akhirnya diresmikan pada tahun 2018 lalu? Nah, itu adalah salah satu contoh dari proyek konstruksi yang termasuk bagian dari manajemen proyek pembangunan jalur transportasi dan fasilitas publik. Sampai di sini, udah nggak bingung lagi kan sama manajemen proyek ini?

Penyebab Utama Kegagalan Suatu Proyek

Penyebab Kegagalan Proyek (indahladya.com)

Sebuah proyek pastinya dimulai dan direncanakan sebaik mungkin, dengan harapan proyek ini akan berhasil diselesaikan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan. Tidak hanya berhubungan dengan efisiensi waktu, tapi juga hal ini berhubungan dengan kemungkinan timbulnya cost overrun apabila proyek yang dikerjakan molor dari target yang seharusnya.

Namun, terkadang kenyataan tidak selalu berjalan sesuai rencana. Beberapa permasalahan mungkin saja timbul selama proses pengerjaan proyek ini. Dimulai dari permasalahan tenaga kerja dan akses ke lokasi, kesalahan saat melakukan planning, permasalahan hubungan kerja dan kontrak, dan lain sebagainya.

Tapi, kamu tahu gak sih, secara umum, apa yang menjadi faktor utama kegagalan suatu proyek?

Dikutip whizlabs.com, manajemen proyek yang tidak efektif masuk ke dalam “10 penyebab utama kegagalan suatu proyek”. Disusul dengan penyebab lainnya seperti komunikasi yang tidak efektif, atau bahkan proses monitoring dan controlling yang kurang baik.

Sebenarnya suatu proyek dapat dikatakan gagal tidak hanya karena proses pengerjaan yang tidak berjalan sesuai rencana, tapi juga bisa disebabkan karena anggaran yang bengkak akibat molornya proyek tersebut.

Masih ingat dengan proyek Kereta Cepat Jakarta-Bandung? Diberitakan dari cnbcindonesia.com, proyek Kereta Cepat Jakarta-Bandung saat ini mengalami pembengkakan biaya. Adapun salah satu penyebabnya adalah karena kurang kuatnya manajemen proyek tersebut sehingga berpotensi menimbulkan cost overrun.

Jadi, udah mulai kebayang kan, apa saja yang bisa menjadi kendala selama pengerjaan suatu proyek?

Adaptasi Manajemen Proyek Selama Pandemi Covid-19

Belum selesai dengan permasalahan-permasalahan yang biasa timbul selama proses pengerjaan suatu proyek, kini manajemen proyek harus dihadapkan dengan sebuah situasi yang lebih menantang lagi, yaitu pandemi Covid-19.

Pandemi Covid-19 saat ini tentunya memaksa siapa pun, mau tak mau, harus ikut beradaptasi dengan kondisi yang ada. Dan salah satu bentuk solusi dari permasalahan saat ini yaitu pemberlakuan sistem Remote Working.

Sistem remote working ini, memungkinkan para pekerja dapat mengakses pekerjaan miliknya tanpa perlu datang ke lokasi secara langsung. Di mana hal ini dilakukan untuk mengurangi kemungkinan kontak erat antar pekerja.

Tips Remote Working dalam Manajemen Proyek

Tips Remote Working (indahladya.com)

Di samping semua keunggulan yang ada, sebenarnya pemberlakuan sistem ini tentunya memiliki kendalanya tersendiri. Apalagi dalam hal manajemen proyek konstruksi yang merupakan salah satu bidang yang sulit untuk melakukan digitalisasi selama remote working ini.

Namun, bukan berarti hal ini tidak mungkin untuk diwujudkan. Berikut ini beberapa tips remote working dalam manajemen proyek.

1. Menyesuaikan Kembali Perencanaan Secara Remote

Sebuah proses adaptasi pastinya dimulai dari tahap perencanaannya terlebih dahulu, bukan? Oleh karena itu, sesuaikan kembali perencanaan dari proyek yang sedang kamu handle saat ini.

Atur kembali hal-hal yang mungkin kurang sesuai dengan pemberlakuan sistem remote working ini. Dan jangan lupa untuk mengikutsertakan berbagai bidang selama proses perencanaan ini agar saling mengevaluasi untuk mendapatkan solusi yang terbaik.

2. Memperjelas Job Desc dari Tiap Pekerja

Sistem remote working tidak memungkinkan setiap bagian untuk bisa bertatap muka secara intens. Dalam hal ini, job desc yang dilimpahkan kepada tiap pekerja harus dibuat sedetail mungkin. Yang tentunya hal ini akan sangat meminimalisir kebingungan para pekerja selama proses pengerjaan proyek nantinya.

3. Mempertahankan Komunikasi Secara Efektif

Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, kesulitan untuk bertatap muka secara intens bisa berpotensi menimbulkan missed-communication antar para pekerja. Oleh karena itu, dibutuhkan inisiatif yang kuat untuk tetap menjalin komunikasi secara efektif menggunakan platform yang dipilih nantinya.

4. Memilih Aplikasi Manajemen Proyek yang Sesuai

Selama proses pelaksanaan remote working, pastinya dibutuhkan sebuah platform dan aplikasi yang sesuai untuk melakukan monitoring dan controlling terhadap proyek yang sedang berjalan. Hal ini tentunya akan sangat mempermudah poin-poin sebelumnya, mulai dari perencanaan, penjelasan mengenai jobdesc, hingga mengatur pola komunikasi yang efektif dari tiap bagian yang terlibat.

Tomps, Aplikasi Manajemen Proyek yang All-In-One!

Dengan mempertimbangkan segala jenis kendala dan risiko yang mungkin terjadi, Tomps mengeluarkan aplikasi berbasis mobile dan web untuk mempermudah proses manajemen proyek selama remote working saat ini.

Sebagaimana permasalahan-permasalahan yang biasa timbul dalam manajemen proyek, mulai dari penjadwalan yang berantakan, sistem pelaporan secara manual yang membuat setiap bagiannya pusing memilih file dalam map terpisah, hingga pada akhirnya menghasilkan sebuah laporan yang tidak akurat.

Dalam hal ini, Tomps berinisiatif untuk menghadirkan beberapa fitur menarik yang akan sangat membantu proses manajemen proyek, terutama selama pemberlakuan remote working saat ini. Penasaran sama beberapa fitur ajaibnya? Yuk, simak penjelasannya berikut ini!

Fitur Aplikasi Manajemen Proyek Tomps

Fitur Aplikasi Manajemen Proyek Tomps (indahladya.com)

Sebagai aplikasi manajemen proyek dengan kesan profesional, kini Tomps menghadirkan berbagai fitur strategis dan penting yang dapat menunjang kemudahan dalam suatu manajemen proyek. Beberapa fitur menarik yang dapat para pengguna Tomps rasakan:

• Project Scheduling, Planner, and Completion
• Project Tracking
• Project Cost
• Project Appraisal
• Document & Evidence Repository
• Unlimited Cloud
• Role Access Management
• Vendors Performance Report
• Automatic Project Reports
• Gantt Chart 7 S-Curve
• Geo-Map Tagging & Visualization
• API Integration
• Customization-Friendly

Nah, fitur-fitur canggih yang telah disebutkan di atas akan sangat berguna dalam pelaksanaan manajemen proyek, terutama dalam penerapan remote working saat ini. Tomps membuktikan bahwa mereka siap membekali fitur menarik dari aplikasi manajemen proyek yang ditawarkan secara end to end dari tahap inisiasi sampai closing. Lengkap banget kan?

Manfaat Aplikasi Manajemen Proyek Tomps

Tidak cukup dengan mengenalkan fitur canggihnya, berikut ini juga beberapa manfaat yang ditawarkan Tomps sebagai aplikasi manajemen proyek yang akan membantu proyek yang kamu handle menjadi lebih efektif dan efisien.

1. Pantau semua proyek dalam dashboard otomatis yang mudah dan menarik

Dashboard Aplikasi Tomps (indahladya.com)

Tomps menyediakan fitur all-in-one dashboard agar para penggunanya dapat melihat secara cepat laporan keseluruhan proyek yang sedang dikelola. Laporan ini mencakup keseluruhan aspek dalam suatu proyek, mulai dari nilai anggaran proyek, jadwal penyelesaian, target dan realisasi Berita Acara Serah-Terima (BAST), peta persebaran lokasi proyek via Geo-Maps, hingga jumlah user yang aktif.

Semua informasi yang dihadirkan dalam dashboard ini tersusun rapi dalam chart dan kurva grafis yang tersedia. Jadi, nggak perlu ribet lagi untuk melakukan pelaporan manual dengan kertas bertumpuk. Hemat tenaga dan hemat waktu, bukan?

2. Rencanakan secara detail proyek kerja yang sedang kamu kelola

Planning Aplikasi Tomps (indahladya.com)

Next, kamu juga bisa merencanakan secara detail proyek kerja yang sedang kamu kelola saat ini. Sebagaimana salah satu tantangan selama remote working, kejelasan job desc dari setiap pelaksana proyek dan pekerja lainnya tentunya akan sangat menentukan keberhasilan dari sebuah proyek.

Nah, dengan aplikasi manajemen proyek Tomps, kamu nggak perlu khawatir lagi dengan missed-communication antar pekerja, karena kamu bisa mengatur parameter proyek bahkan mengundang stakeholder untuk ikut berkolaborasi dalam proyek tersebut. Setiap user yang terdaftar pun nantinya bisa melihat secara detail tahapan dan sub tahapan yang harus dikerjakan sesuai dengan tenggat waktu yang telah diberikan.

3. Lihat langsung progress proyek dengan sistem terintegrasi online

Progress pada Aplikasi Tomps (indahladya.com)

Setelah detail proyek selesai dibuat, kini kamu bisa dengan mudah melakukan monitoring dan controlling terhadap proyek yang sedang dikelola saat ini. Tentunya kamu juga bisa membuat tanggal jatuh tempo proyek sesuai tenggat waktu yang telah direncanakan sebelumnya.

Pada aplikasi manajemen proyek Tomps, kamu bisa melacak dan melihat langsung progress dari proyek yang sedang berjalan. Apakah masih berada dalam status initial, in-progress, atau bahkan closing. Dengan demikian, kamu bisa terhindar dari kemungkinan proyek molor apalagi sampai cost overrun!

4. Dapatkan laporan data proyek yang detail dan transparan secara real-time

Laporan Data Aplikasi Tomps (indahladya.com)

Dengan data yang terintegrasi secara online, setiap laporan data proyek bisa didapatkan secara lebih detail dan real-time. Jika secara manual kamu harus bolak-balik melaporkan tumpukan kertas yang berisi laporan harianmu, maka dengan aplikasi manajemen proyek Tomps kamu cukup mengunggah laporan data tersebut dengan mudah sehingga menjamin data tersebut menjadi lebih aman.

5. Dapatkan ruang penyimpanan tanpa batas

Tomps Unlimited On Cloud (indahladya.com)

Kamu pasti pernah dibuat kesal dengan ruang penyimpanan spreadsheet yang cepat penuh, bukan? Jangan khawatir, karena Tomps punya solusinya!

Fitur unlimited On-Cloud yang ditawarkan oleh aplikasi manajemen proyek Tomps bisa membantu kamu memaksimalkan ruang penyimpanan dokumen proyek tanpa rasa khawatir. Dengan pilihan On-Premise, Tomps juga menawarkan tuas kelola dan keamanan penuh pada seluruh data proyek yang kamu miliki.

6. Ketahui setiap progress secara real-time dengan bukti langsung dari lapangan

Upload Bukti Lapangan pada Aplikasi Tomps (indahladya.com)

Salah satu manfaat yang juga tidak kalah penting dari aplikasi manajemen proyek Tomps ini adalah pelaporan yang dapat disertai dengan bukti langsung dari lapangan. Nah, dengan hadirnya fitur maps, kamu juga bisa mengetahui secara akurat lokasi bukti yang diunggah ke sistem.

Jadi, aplikasi manajemen proyek Tomps ini pastinya akan meminimalisir peluang terjadinya penyimpangan dalam proyek. Dengan demikian proyek yang dikelola pun dapat berjalan lebih transparan, efektif, dan juga efisien.

Yuk, Optimalkan Remote Working-mu Bersama Tomps!

Di era yang serba cepat kini, kita dituntut untuk mampu beradaptasi dengan situasi dan kondisi yang ada. Ditambah lagi dengan pandemi Covid-19 yang membuat kita harus berusaha lebih keras untuk memberikan solusi terbaik dalam setiap bidang yang kita kelola.

Belum lagi permasalahan seputar data yang tidak akurat dan transparan, penjadwalan yang berantakan, hingga proses monitoring dan controlling yang buruk, tentunya akan sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan proyek yang tengah kita kelola saat ini. Sebagaimana bayang-bayang kegagalan seperti kemunduran waktu beroperasi hingga cost overrun, tentunya bisa menjadi mimpi buruk siapa saja yang tidak mampu beradaptasi selama prosesnya.

Dengan demikian, hadirnya berbagai kemudahan dari sistem digitalisasi seharusnya mampu membantu kita keluar dari permasalahan yang tengah dihadapi saat ini. Sebagaimana tahap inisasi hingga closing yang biasanya harus dilakukan secara manual sehingga menghabiskan banyak waktu dan biaya, kini dapat dilakukan hanya dalam satu aplikasi yang memberikan semua kemudahan di dalamnya.

Berani bertahan berarti berani untuk beradaptasi. Ucapkan selamat tinggal pada laporan manual yang rumit, yuk beralih ke aplikasi manajemen proyek Tomps!

Referensi :
www.tomps.id